Menu Neem contact met me op
Onze verhalen

5 tips om het juiste CMS te kiezen

Harko Prinssen is businessconsultant bij Aviva Solutions. Hij legt uit hoe je een CMS uitkiest dat goed bij je organisatie past. Niet alleen nu, maar ook als je bedrijf groeit.

Een collega van me vond ooit Feel Good Memory uit. Een speciale variant van het bekende spel waar iedere twee kaarten die je omdraait altijd dezelfde zijn. Graag zou ik je zeggen dat de keuze voor een contentmanagementsysteem lijkt op Feel Good Memory. Dat ik je een vragenlijst of keuzediagram kan geven die je alleen maar hoeft in te vullen, waarna de perfecte oplossing eruit rolt. Maar helaas, zulke vragenlijstjes of keuzediagrammen bestaan niet.

Wat ik wel kan doen is je een aantal tips geven. Zaken om rekening mee te houden bij de keuze voor een CMS. Het zijn richtlijnen die we bij Aviva Solutions zelf ook hanteren bij het uitbrengen van een advies. Hopelijk geven ze ook jou meer houvast.

1. Strategie

Als je niet weet waar je heen gaat, kun je niet verdwalen. Maar je komt ook nergens. Zorg daarom dat je de strategie helder hebt voordat je aan het keuzetraject begint. Ga je breed met veel updates of ga je diep met veel inhoud? Zorg dat je er goed over nadenkt, want het bepaalt mede welk CMS de juiste keuze is. In het eerste geval wil je namelijk een CMS om snel nieuwe pagina’s mee aan te maken. Maar als je periodiek een diepgaand artikel publiceert en verder niet zo veel, dan is snelheid minder belangrijk. Denk ook nu al na over zaken als flexibiliteit en koppelingen met andere apparaten of systemen, zowel intern als extern.

2. Team, kennis en werkwijze


Betrek de teamleden die met het CMS gaan werken bij de keuze. Dat zorgt voor meer draagvlak en betere inzichten. Vraag wat voor hen belangrijk is en hoe een CMS past bij hun manier van werken. Dit is ook meteen een prima moment om ze te laten meedenken over een nieuwe, betere of snellere werkwijze. Het team is ongetwijfeld gewend om werkzaamheden op een bepaalde manier te doen. Maar is dat nog steeds de beste manier? Waarschijnlijk hebben ze zelf wel ideeën over hoe het anders zou kunnen.

Denk bijvoorbeeld aan terugkerende taken of hergebruik van content, maar ook aan nieuwe rollen, zoals een designer die rechtstreeks in het CMS gaat werken. Nieuwe systemen bieden wat dat betreft interessante mogelijkheden. 

Over nieuwe rollen gesproken: dit is eveneens een mooi moment om de interesses en ambities binnen het team te inventariseren. Misschien kan en wil iemand wel doorgroeien naar een andere rol. Wanneer je dit in kaart hebt gebracht, heb je ook meteen inzicht in de vraag in hoeverre de teamleden het CMS benutten. Is daar voldoende tijd en interesse voor, of overheerst de waan van de dag door een te grote workload? Is er tijd en interesse om een CMS goed te leren kennen?

Dan loont het zeker de moeite om een flexibele – en daardoor vaak wat complexere – oplossing te overwegen. Hiermee krijg je vrijwel volledige controle over je site, waardoor je hem effectiever kunt inzetten. Laat wel iedereen een training volgen die aansluit bij zijn of haar specifieke werkzaamheden binnen het CMS. Zo voorkom je dat interessante functionaliteiten ongebruikt blijven.

Een nieuw CMS is in het begin altijd wennen en dat kan leiden tot weerstand binnen het team. Door de teamleden bij de keuze te betrekken, verklein je dat risico. Ze weten zich gehoord. En je profiteert ook nog eens van hun inzichten.

3. Features en koppelingen


Kies voor functionaliteiten die je echt nodig hebt en staar je niet blind op alle mogelijkheden. Kijk op de website van een CMS en de waanzinnige features en demo’s spatten van het scherm. Bestaande features, geplande features en dingen die prachtig werken in een demo, maar die voorlopig nog niet in het echt bruikbaar zijn.

Bij zo’n stortvloed van features moet ik vaak aan mijn kinderen denken: kasten vol speelgoed, genoeg voor een heel weeshuis. Maar het liefst spelen ze Roblox en Minecraft op de iPad en zouden ze het pas weken later merken als ik hun speelgoed de deur uit deed.

Mijn punt: zorg dat je een goede afweging maakt tussen datgene waar je nu echt iets mee gaat doen (zaken die bijdragen aan een betere site), en mooie dingen die je misschien ooit in de toekomst gaat inzetten. Je zult niet de eerste zijn die, op het moment dat je die nieuwe gave feature eindelijk afstoft, merkt dat de koppeling al zover verouderd is dat de feature niet bruikbaar is in de vorm waarin hij destijds is goedgekeurd en opgeleverd.

Of het team daadwerkelijk gebruikmaakt van een feature hangt nauw samen met de interesses en beschikbare tijd. Dat benadrukt maar weer hoe belangrijk het is om hen erbij te betrekken (tip 2 hierboven). Vergeet naast de content-editors ook de marketeers niet bij het inventariseren van de koppelingen met tools die nu in gebruik zijn.

Best of suite vs. best of breed

Vervolgens heb je twee opties: ga je voor best of suite (alles-in-1-oplossing) of kies je best of breed (het beste in z’n soort)? Een best of suite is een pakket waar heel veel in kan, maar dat meestal niet zo uitgebreid is als een gespecialiseerd alternatief, de best of breed. Dat heeft gevolgen voor de onderlinge integratie. Bij een alles-in-1-oplossing is de integratie onderdeel van het pakket. Bij losse specialistische pakketten moet je de integratie zelf verzorgen.

Het is ook mogelijk om de alles-in-1-oplossing en specialistische pakketten te combineren. Bijvoorbeeld wanneer blijkt dat je een bepaalde functionaliteit zoveel gebruikt, dat het loont om voor de specialistische tools te kiezen. En wanneer het niet loont, omdat er geen businesscase voor de migratie is, weet je ook genoeg.

Bepaal eerst een degelijke strategie en zorg dat de keuze voor het CMS daarop aansluit. Weeg zaken die niet of nog niet op de roadmap staan minder zwaar mee bij je beslissing. Zo voorkom je dat je betaalt voor dingen die je niet gebruikt.

4. Techniek: cloud, SaaS, PaaS, API, headless en meer


Op welke techniek draait het CMS? Elke techniek heeft andere eigenschappen en voordelen. Het is daarom van belang dat de combinatie van CMS en techniek past bij de organisatie. Zodra het gaat om techniek vliegen termen als cloud, headless, SaaS (Software as a Service), PaaS (Platform as a Service), IaaS (Infrastructure as a Service) je om de oren. Begrijpelijk als je dan liever kiest voor FOaaS, maar daarmee kom je niet veel verder. Daarom hieronder een aantal aandachtspunten.

On premise of uitbesteden?

De eerste vraag: zelf doen of uitbesteden? Als je hiervoor de mankracht en infrastructuur hebt, en als jullie alles in eigen hand willen houden, is zelf doen een optie. Maar vanwege het specialistische karakter wordt toch meestal gekozen voor uitbesteden. Je vindt hier een goed overzicht van de mogelijkheden bij uitbesteden.

Overleg dit plaatje met de persoon die eindverantwoordelijk is voor de techniek, meestal de IT-manager of CTO. Is er niemand met die verantwoordelijkheid in het bedrijf? Dan is PaaS of SaaS aan te raden. Uiteraard dient het CMS dit wel te ondersteunen.

API

Ook hier belangrijk: de koppeling met bestaande systemen. Lees je in over de mogelijkheden met de API’s (advanced programming interface). Is er een koppeling mogelijk met de systemen die jullie nu of in de toekomst (willen) gebruiken? Uiteindelijk is alles te koppelen, maar als je dat wiel niet hoeft uit te vinden scheelt dat een hoop tijd, energie, frustratie en geld.

Headless CMS

Een van de buzzwoorden van het moment is de headless-oplossing: een CMS zonder frontend, of waar je vrij bent om een ander frontend te kiezen. Wil je veel verschillende platformen ondersteunen of heb je maximale vrijheid nodig? Dan is dit een interessante optie. Lees ook het artikel van onze collega Jonne Kats over headless en waarom we hier enthousiast over zijn.

Het zal duidelijk zijn: ook als het gaat om techniek speelt de strategie een belangrijke rol bij de keuze van het CMS. Meestal is de stem van de technische afdeling, die verantwoordelijk is voor het technisch beheer, doorslaggevend bij de keuze voor de techniek. Betrek ze daarom in een vroeg stadium bij het beslissingstraject.

5. Budget


Mijn minst favoriete onderwerp heb ik tot het laatst bewaard. Het budget speelt hoe dan ook een belangrijke rol in het beslissingsproces. Mijn advies: probeer een beeld te vormen van jullie ambities voor de komende drie tot vijf jaar. Bekijk welke cijfers daarbij horen. Aantal bezoekers, omzet enzovoort. En kies een CMS dat past bij je groeiplannen.

CMS-oplossingen gaan van een eenvoudige site bij een provider die er duizenden verzorgt tot enterprise-oplossingen en alles daartussen. Allemaal met het bijbehorende prijskaartje. Hou er sowieso rekening mee dat maatwerk vaak kostbaar is. Door binnen bestaande functionaliteit te blijven bespaar je geld.

Doe geen concessies aan de architectuur, maar zorg voor de juiste set-up. Die investering kan je op termijn veel geld besparen. Ik heb meegemaakt dat een klant het advies voor de architectuur in de wind sloeg omdat dit het OPEX-budget net aan zou overschrijden. Het gevolg: een nagenoeg onbruikbaar CMS en ontevreden gebruikers. Na een half jaar volgde een migratie die qua kosten honderd maal de maandelijkse besparing te boven ging. En vergeet niet dat de gebruikers er dan eigenlijk al geen zin meer in hebben.

Bof je met een (vrijwel) onbeperkt budget? Let op dat je niet blijft bouwen aan mooie features, maar er niet aan toekomt om de functionaliteit ook echt te gebruiken. Zoals ik hierboven al aangaf, het zal niet de eerste keer zijn dat grote delen functionaliteit stof liggen te vangen en er voor een klein fortuin aan code ongebruikt blijft.

Tot slot...

Misschien denk je nu: ja, maar mobile dan? Wat mij betreft hoeft dat niet meer expliciet genoemd te worden. Mobile first, mobile only, kies wat bij je organisatie en ambities past en zorg dat het CMS dat je kiest er goed mee overweg kan. Idealiter niet alleen responsive, maar ook adaptive.

Oké, nog eentje dan

Een laatste tip. Net ze belangrijk als de keuze voor het CMS: de keuze voor de partner die het CMS implementeert. Bij de leverancier van het CMS zie je niet alleen welke partners gecertificeerd zijn, maar ook hoe groot zij zijn, hoe flexibel, welke diensten ze leveren en meer. Zo weet je al beter welke partner bij jouw organisatie past.

Bedenk dat je de komende tijd heel intensief met elkaar gaat samenwerken. Daarom is het belangrijk om open en transparant naar elkaar te zijn en het traject echt als partners op te pakken. Probeer een zo duidelijk mogelijk beeld te krijgen van het hele proces: ontwikkeling, livegang en erna, en de periode van doorontwikkeling. 

Zorg dat het volstrekt helder is wat er bij het initiële voorstel is inbegrepen. Wijk daar ook niet van af, want tijdens het proces de doelpalen verzetten is funest voor het budget. Geen enkele partner kan daar op voorhand een zinnige inschatting van maken. Spreek daarom duidelijk af wat je gaat doen. En dan bedoel ik niet dat je ieder stukje functionaliteit uitputtend moet beschrijven, maar formuleer een MVP (minimum viable product) en pak het vanaf daar verder op.

Sparren?

Wat ik aan het begin van dit artikel al schreef: de keuze voor het juiste CMS is geen eenvoudige. Ik hoop dat je met deze tips een stuk verder komt. Uiteraard ben ik (of een van mijn collega’s) bereid om een keer met je van gedachten te wisselen over de vraagstukken die in jouw organisatie spelen. Dus ben je op zoek naar een CMS, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.

Over Harko:

Zo’n 25 jaar geleden begonnen als developer, heeft Harko zijn missie gevonden op het snijvlak van techniek en marketing. Wapenfeiten van de afgelopen jaren zijn de officiële Ferrari Store, de webshop van Bijenkorf, een callcenterapplicatie voor Hewlett Packard, en de ontvlechting en herbouw van Neckermann.com. Onlangs stond hij aan het roer van de (her)bouw van Kwantum.nl met Sitecore. Gemene deler bij al deze trajecten: het vraagstuk wat de juiste techniek is. Harko is bij verschillende grote namen werkzaam geweest. Omdat hij graag meerdere partijen adviseert, is hij nu in dienst bij Aviva Solutions als businessconsultant.

Onze website maakt gebruik van cookies om je de best mogelijke beleving te bieden. Lees ons privacy statement voor meer informatie.